1. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot
Tiina Aesthetic
Y-tunnus 3648383-3
Merimiehenkatu 24 B, 00150 Helsinki
Tietosuoja-asioissa voit ottaa yhteyttä:
tiinaaesthetic@hotmail.com
045 877 7555
2. Mitä tietoja käsitellään?
Kun otat yhteyttä WhatsAppilla, sähköpostilla tai puhelimitse, annat yhteydenoton käsittelyssä tarvittavia tietoja. Näitä voivat olla nimesi, yhteystietosi, viestisi sisältö sekä ajanvarausta koskevat toiveesi.
Ennen hoitoa täytettävässä esitietolomakkeessa käsitellään hoidon soveltuvuuden arviointiin tarvittavia tietoja, kuten terveydentilaa, lääkityksiä ja aikaisempia hoitoja koskevia tietoja.
Hoidosta voidaan kirjata sen suunnittelun, toteutuksen ja seurannan kannalta tarpeelliset tiedot. Laskutuksessa ja kirjanpidossa käsitellään maksua ja ostettua palvelua koskevia tietoja. Asiakaskuvia ja palautteita voidaan käsitellä erikseen sovittuun tarkoitukseen.
Tiedot saadaan ensisijaisesti sinulta itseltäsi sekä asiakassuhteen ja hoidon yhteydessä.
3. Miksi tietoja käsitellään?
Yhteydenottojen ja ajanvarausten tietoja tarvitaan kysymyksiin vastaamiseen, hoitoajan sopimiseen ja asiakaspalveluun.
Ajanvarauksen ja pyytämäsi palvelun järjestämisen perusteena on sopimuksen tekeminen tai sitä edeltävät toimet. Kirjanpitoon liittyvien tietojen käsittely perustuu lakisääteisiin velvoitteisiin. Asiakaspalvelun ja mahdollisten reklamaatioiden käsittely voi perustua oikeutettuun etuun huolehtia asiakassuhteesta ja selvittää palvelua koskevat asiat.
Terveystietoja käytetään vain hoidon soveltuvuuden, turvallisuuden ja toteutuksen kannalta tarpeellisessa laajuudessa. Niiden käsittely edellyttää tavallisen käsittelyperusteen lisäksi erillistä, terveystietoihin soveltuvaa perustetta.
Asiakaskuvan tai tunnistettavan palautteen julkaisemiseen pyydetään erillinen lupa. Julkaisulupa on vapaaehtoinen eikä vaikuta hoidon saamiseen. Mahdolliseen suostumukseen perustuvaan sähköiseen suoramarkkinointiin voi antaa tai peruuttaa suostumuksen erikseen.
Ajan sopiminen edellyttää riittäviä yhteystietoja. Jos hoidon turvallisuuden arvioinnissa tarvittavia tietoja ei saada, hoitoa ei välttämättä voida toteuttaa.
Hoidon soveltuvuuden arvioi ammattilainen. Asiakkaita koskevia päätöksiä ei tehdä yksinomaan automaattisesti eikä tietoja käytetä profilointiin.
4. Palveluntarjoajat ja tietojen siirrot
Sivuston yhteydenottolinkit ohjaavat WhatsAppiin ja sähköpostiin. Verkkosivusto on julkaistu Vercel-palvelussa. Instagram- ja karttalinkit avaavat ulkopuolisen palvelun.
Nykyisellä sivustolla käytetyt palvelut ovat Vercel (verkkosivuston hosting), WhatsApp (viestintä) ja Microsoftin Hotmail/Outlook (sähköposti). Ulkoiset palvelut käsittelevät tietoja myös omien tietosuojakäytäntöjensä mukaisesti. Sivustolla näkyvä ajanvaraus ei ole erillinen varausjärjestelmä, vaan yhteydenotto WhatsAppilla.
Tietoja voi palvelusta riippuen siirtyä EU-/ETA-alueen ulkopuolelle. Soveltuva siirtoperuste ja suojatoimet, kuten Euroopan komission hyväksymät vakiosopimuslausekkeet tai tietosuojan riittävyyttä koskeva päätös, on arvioitava palvelukohtaisesti. Lisätietoja voit pyytää selosteen yhteysosoitteesta.
5. Säilytysajat ja tietojen suojaus
Tietojen säilytysaika riippuu käyttötarkoituksesta. Tarpeettomat tiedot poistetaan tai anonymisoidaan, ellei niiden säilyttämiseen ole lakisääteistä velvollisuutta tai muuta perusteltua syytä.
- Yhteydenotot, jotka eivät johda asiakkuuteen: enintään 12 kuukautta viimeisestä yhteydenotosta.
- Ajanvarausviestit: enintään 12 kuukautta käynnistä tai peruutuksesta, ellei tietoa tarvita keskeneräisen asian selvittämiseen. Tämä ei koske hoitoasiakirjoja.
- Esitiedot ja hoitoasiakirjat: säilytysaika määräytyy toimintaan soveltuvan lainsäädännön ja asiakirjatyypin perusteella. Edellä mainittu 12 kuukauden säilytysaika ei koske näitä asiakirjoja.
- Kirjanpitoaineisto: säilytetään aineistotyyppiin soveltuvan lakisääteisen ajan.
- Julkaistavat kuvat ja palautteet: sovitun julkaisutarkoituksen ajan tai kunnes suostumus peruutetaan. Suostumuksen osoittamiseen tarvittavat tiedot voidaan säilyttää erikseen perustellun ajan.
Tietoja käsittelevät vain henkilöt, joiden tehtäviin niiden käsittely kuuluu. Sähköiset tiedot suojataan henkilökohtaisilla käyttöoikeuksilla ja laitteiden suojauksella. Mahdolliset paperiasiakirjat säilytetään lukitussa tilassa. Tiedot hävitetään turvallisesti säilytystarpeen päätyttyä.
6. Omat oikeutesi
Voit pyytää pääsyä henkilötietoihisi ja virheellisten tietojen korjaamista. Soveltuvin edellytyksin voit pyytää poistamista, käsittelyn rajoittamista tai tietojen siirtämistä sekä vastustaa käsittelyä. Jos käsittely perustuu suostumukseesi, voit peruuttaa sen. Peruuttaminen ei vaikuta sitä edeltäneen käsittelyn lainmukaisuuteen.
Oikeuksien laajuus riippuu käsittelyn perusteesta. Esimerkiksi lakisääteisesti säilytettäviä tietoja ei voida aina poistaa pyynnöstä.
Lähetä tietosuojaa koskeva pyyntö yllä olevaan yhteysosoitteeseen. Älä liitä viestiin terveystietoja tai henkilöllisyystodistuksen kopiota; mahdollinen tunnistaminen sovitaan erikseen.
Voit saattaa asian myös tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.
7. Verkkosivusto ja ulkoiset linkit
Tällä sivustolla ei ole yhteydenottolomaketta eikä verkkomaksamista. Sivuston oma toteutus ei käytä analytiikka- tai mainontaskriptejä. Fontit ja kuvat tarjoillaan sivuston omista tiedostoista.
WhatsApp-linkki avaa keskustelun. Mahdollinen valmis viestiteksti ei lähde automaattisesti. Ulkopuoliseen palveluun siirryttäessä henkilötietojen käsittelyyn vaikuttavat myös kyseisen palvelun omat käytännöt.
Verkkosivuston toimittaminen selaimeen edellyttää teknistä tietojenkäsittelyä. Hosting-palvelussa voi syntyä esimerkiksi IP-osoitteeseen, pyyntöjen ajankohtiin ja teknisiin virheisiin liittyviä lokitietoja. Niitä voidaan tarvita sivuston toiminnan ja tietoturvan varmistamiseen.
Sivuston tarkistetussa omassa toteutuksessa ei aseteta analytiikka- tai mainosevästeitä. Tämä ei tarkoita, etteivät ulkoiset palvelut voisi käyttää evästeitä omissa palveluissaan.
8. Selosteen päivittäminen
Selostetta päivitetään henkilötietojen käsittelyn muuttuessa. Ajantasaisen version päiväys näkyy sivun alussa.